Jak dawać i otrzymywać feedback w projektach?
Zaktualizowano: 25 maj 2020
Jaka forma informacji zwrotnej bardziej pasuje do Twojej organizacji? Klasyczny feedback czy nowoczesny feedforward?
Nieumiejętne udzielanie informacji zwrotnej zwłaszcza w kontekście zawodowym, często wpływa na błędne kojarzenie jej z krytyką i sprawia, że na samą myśl o spotkaniu podsumowującym pracę czy projekt prostujemy się na krześle.Jeśli i Ty wpadłeś/aś w to stereotypowe myślenie wiedz, że informacja zwrotna jest niezbędnym elementem prawidłowej dwustronnej komunikacji. Bazując na schemacie komunikacyjnym Claude’a Shannona wiemy, że stanowi niejako łącznik pomiędzy tym co dana osoba robi/mówi a tym jaką wywołuje to w nas – odbiorcach reakcję, a zarazem jakie rodzi konsekwencje.
Pomimo, iż obie formy przekazywania informacji zwrotnej – feedback i feedforward – mają wspólny cel czyli, zarządzane organizacją, projektami oraz ludźmi, tak aby polepszać pracę i osiągać lepsze efekty w przyszłości, ścieżka do jego osiągnięcia diametralnie się różni. W niniejszym artykule zestawię oba modele po to abyś świadomie z nich korzystał/a w zależności od sytuacji oraz przedstawię skuteczne struktury udzielaniu feedbacku współpracownikom.Informacja zwrotna może dotyczyć zarówno oceny wykonanego zadania/działania jak i oceny kompetencji wykonującego zadanie/działanie. Jest też elementem komunikacji na polu pracownik – pracownik i pracownik – szef ale często korzystamy z niej również w życiu prywatnym. Feedback najczęściej otrzymujemy aczkolwiek w przypadku chęci rozwoju możemy również o niego zapytać.
FEEDBACK Oparta na obserwacjach, konkretnym zagadnieniu, a przede wszystkim osobistym odbiorze informacja zwrotna, skupiająca się na działaniach z przeszłości, które wpłynęły na aktualną sytuację. Analiza przeszłości służy wyciągnięciu wniosków na przyszłość czyli, co wzmacniać a czego unikać, tak aby pracować lepiej. Stąd bierze się ogólnie przyjęty podział na feedback pozytywny, który najczęściej odbieramy jako pochwałę i negatywny jako konstruktywną krytykę. W obu sytuacjach mocno wyczuwalna jest analiza i ocena pracownika.
sytuacja – Sprawozdanie podatkowe nie zostało przyjęte przez urząd.
konsekwencja – firma zapłaci 5 000 zł kary za opóźnienie.
przyczyna – Karolina K. z działu finansowego nie zatwierdziła w systemie na czas sprawozdania cząstkowego.
W tym przypadku feedback skupi się w najsilniejszym stopniu na analizie przyczyn problemu.
Co daje feedback?
Przestrzeń na ustosunkowanie się do czyjegoś zachowania, wypowiedzi, sposobu postępowania, wyglądu itp.
Wsparcie procesu uczenia się i rozwoju opartego na konkretnych sytuacjach z przeszłości.
Uświadamianie kierunku potencjalnych korekt oraz obszarów, które warto wzmacniać
Możliwość wyjaśnienia przyczyn swojego zachowania, a tym samym posiadanie wpływu na własną reputację, zarówno jako pracownik jak i szef.
Może dawać poczucie oceniania i bycia ocenianym pozytywnie lub/i negatywnie.
FEEDFORWARD
Informacja zwrotna jest zorientowana na konkretnych oczekiwaniach względem przyszłych zachowań w kontekście sytuacji zastanej. Analizując powyższy przykład feedforward skupi się na przyszłych możliwościach i rozwiązaniach, zamiast analizie zachowania Karoliny K. Cechą charakterystyczną dla informacji zwrotnej w formie feedforwadu jest wspólne wypracowanie bardzo precyzyjnych działań, kroków i słów. Marshall Goldsmith, amerykański coach znany ze wspierania rozwoju topowych liderów, autor wielu książek biznesowych, szerzący ideę feedforwardu na świecie, mówi, że jeśli chcesz osiągać sukces „pomagaj więcej – oceniaj mniej”. Jak twierdzi „możesz” omawiać przyczyny i doszukiwać się źródeł problemu, radzi jednak najpierw zadać sobie pytanie „Czy warto poświęcać na to czas i jaką przyniesie to wartość organizacji?” oraz „Czy aby na pewno, swoim działaniem nie zaspokajam potrzeb własnego ego?”
Co daje feedforward?
Plan działania z uwzględnieniem jasnych wskazówek, dotyczących rozwiązania problemu.
Unikanie oceny i krytyki zachowań, które już i tak nie mogą być zmienione.
Motywację do rozwoju i doskonalenia.
Wzmacnianie polityki pozytywnej i wspierającej współpracy w sytuacjach trudnych.
Oszczędność czasu. Zamiast drążyć przeszłość bezpośrednie skupienie na działaniach na przyszłość.
Sprawdzone metody udzielania informacji zwrotnej KANAPKA – WERSJA DIETETYCZNA
PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY DAJĄCEJ FEEDBACK
Warstwa I - Powiedz jakie widzisz pozytywy
Np. Twoje wystąpienie bardzo mi się podobało, głównie z uwagi na to, że oparłeś je na wiarygodnych źródłach.
Warstwa II - Powiedz jakie widzisz negatywy
Np. Jedyne co mi przeszkadzało w odbiorze mocnej merytoryki to, to że w trakcie wystąpienia czytałeś z kartki, co bardzo absorbowało uwagę.
Warstwa III - Zakończ pozytywem Z pewnością skorzystam też z wniosków końcowych, widać, że poza źródłami bazujesz na wieloletnim doświadczeniu. Dobra robota!
KANAPKA – WERSJA NA WYPASIE
PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY DAJĄCEJ FEEDBACK
Przygotowanie
Zastanów się, zastosuj trafny język, mów o konkretnym zachowaniu, działaniu, faktach i słowach a nie o ich interpretacji.
Warstwa I - Powiedz jakie widzisz pozytywy
Np. Twoje wystąpienie bardzo mi się podobało, głównie z uwagi na to, że oparłeś je na wiarygodnych źródłach i wieloletnim doświadczeniu. Bardzo zaciekawiłeś mnie tematem.
Warstwa II - Powiedz jakie widzisz negatywy, wprost i bez dosładzania.
Np. Jedyne co mi przeszkadzało w odbiorze to, to że w trakcie wystąpienia czytałeś z kartki.
Warstwa III - Powiedz jakie konkretnie konsekwencje wywołały zachowania negatywne.
Np. W konsekwencji nie potrafiłam skupić się w 100% na tym, co mówisz.
Warstwa IV - Przedstaw alternatywne rozwiązania na wykonanie omawianego, negatywnego zachowania.
Np. Jeśli miałabym Ci dać wskazówkę, stwórz sobie konspekt wypowiedzi zawierający jedynie słowa klucze i zagadnienia, o których chcesz powiedzieć i mów własnymi słowami. Najlepiej przećwiczyć mowę kilka razy przed lustrem. Mi to pomaga.
FEEDFORWARD MODEL WG. MARSHALL GOLDSMITH PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY OTRZYMUJĄCEJ FEEDBACK
1. Zapytaj o informację zwrotną
Np. Jak Ci się pracuje z moim narzędziem?
2. Wysłuchaj informacji zwrotnej
Np. Podoba mi się forma i przejrzystość funkcji. Natomiast błąd kalkulatora doprowadził do opóźnieniach w raportowaniu przez co wczoraj musiałam siedzieć po godzinach. Nie ukrywam, że byłam zła na tą sytuację.
3. Przemyśl co zrozumiałeś/aś, ew. dopytaj czy dobrze zrozumiałeś/aś
Np. Rozumiem, że jedynym minusem narzędzia jest błąd kalkulatora?
4. Podziękuj za udzielenie informacji zwrotnej
Np. Dziękuję Ci za informację zwrotną.
5. Zareaguj/odpowiedz – pozytywnie, prosto, szybko i z uważnością
Np. Przykro mi, że w wyniku błędu musiałaś zostać po godzinach.
6. Zaangażuj się we wspólne planowanie rozwiązania przedstawiając cel i formę mierzenia rezultatów.
Np. Jak możemy poprawić błąd kalkulatora tak aby usprawnić pracę i spełniał swoją funkcję? Jak możemy zaplanować testowanie narzędzia nie ryzykując opóźnień w raportowaniu?
7. Wprowadź zmianę
8. Obserwuj jak działa plan i rozwijaj go dalej
PRZESTRZEGAJ 7 ŻELAZNYCH ZASAD!
1. Unikaj zwrotu „tak, ale”. Zamiast tego korzystaj z „ tak, i …” lub „ jednocześnie”.
2. Mów o zachowaniu a nie o człowieku.
3. Komunikuj fakty i obserwacje a nie oceny i opinie.
4. Mów za siebie a nie za wszystkich, korzystając z komunikatu „JA”.
5. Słuchaj uważnie.
6. Zamknij ego w szafie na klucz i wyciągnij z piwnicy otwartość na feedback
7. Mów konkretnie a nie ogólnie.
autor: Julia Skrzypkowska