Szukaj
  • Julia Skrzypkowska

Jak dawać i otrzymywać feedback w projektach?

Aktualizacja: maj 25

Jaka forma informacji zwrotnej bardziej pasuje do Twojej organizacji? Klasyczny feedback czy nowoczesny feedforward?

Nieumiejętne udzielanie informacji zwrotnej zwłaszcza w kontekście zawodowym, często wpływa na błędne kojarzenie jej z krytyką i sprawia, że na samą myśl o spotkaniu podsumowującym pracę czy projekt prostujemy się na krześle.Jeśli i Ty wpadłeś/aś w to stereotypowe myślenie wiedz, że informacja zwrotna jest niezbędnym elementem prawidłowej dwustronnej komunikacji. Bazując na schemacie komunikacyjnym Claude’a Shannona wiemy, że stanowi niejako łącznik pomiędzy tym co dana osoba robi/mówi a tym jaką wywołuje to w nas – odbiorcach reakcję, a zarazem jakie rodzi konsekwencje.


Pomimo, iż obie formy przekazywania informacji zwrotnej – feedback i feedforward – mają wspólny cel czyli, zarządzane organizacją, projektami oraz ludźmi, tak aby polepszać pracę i osiągać lepsze efekty w przyszłości, ścieżka do jego osiągnięcia diametralnie się różni. W niniejszym artykule zestawię oba modele po to abyś świadomie z nich korzystał/a w zależności od sytuacji oraz przedstawię skuteczne struktury udzielaniu feedbacku współpracownikom.Informacja zwrotna może dotyczyć zarówno oceny wykonanego zadania/działania jak i oceny kompetencji wykonującego zadanie/działanie. Jest też elementem komunikacji na polu pracownik – pracownik i pracownik – szef ale często korzystamy z niej również w życiu prywatnym. Feedback najczęściej otrzymujemy aczkolwiek w przypadku chęci rozwoju możemy również o niego zapytać.


FEEDBACK Oparta na obserwacjach, konkretnym zagadnieniu, a przede wszystkim osobistym odbiorze informacja zwrotna, skupiająca się na działaniach z przeszłości, które wpłynęły na aktualną sytuację. Analiza przeszłości służy wyciągnięciu wniosków na przyszłość czyli, co wzmacniać a czego unikać, tak aby pracować lepiej. Stąd bierze się ogólnie przyjęty podział na feedback pozytywny, który najczęściej odbieramy jako pochwałę i negatywny jako konstruktywną krytykę. W obu sytuacjach mocno wyczuwalna jest analiza i ocena pracownika.


sytuacja – Sprawozdanie podatkowe nie zostało przyjęte przez urząd.


konsekwencja – firma zapłaci 5 000 zł kary za opóźnienie.


przyczyna – Karolina K. z działu finansowego nie zatwierdziła w systemie na czas sprawozdania cząstkowego.


W tym przypadku feedback skupi się w najsilniejszym stopniu na analizie przyczyn problemu.


Co daje feedback?


  • Przestrzeń na ustosunkowanie się do czyjegoś zachowania, wypowiedzi, sposobu postępowania, wyglądu itp.

  • Wsparcie procesu uczenia się i rozwoju opartego na konkretnych sytuacjach z przeszłości.

  • Uświadamianie kierunku potencjalnych korekt oraz obszarów, które warto wzmacniać

  • Możliwość wyjaśnienia przyczyn swojego zachowania, a tym samym posiadanie wpływu na własną reputację, zarówno jako pracownik jak i szef.

  • Może dawać poczucie oceniania i bycia ocenianym pozytywnie lub/i negatywnie.


FEEDFORWARD

Informacja zwrotna jest zorientowana na konkretnych oczekiwaniach względem przyszłych zachowań w kontekście sytuacji zastanej. Analizując powyższy przykład feedforward skupi się na przyszłych możliwościach i rozwiązaniach, zamiast analizie zachowania Karoliny K. Cechą charakterystyczną dla informacji zwrotnej w formie feedforwadu jest wspólne wypracowanie bardzo precyzyjnych działań, kroków i słów. Marshall Goldsmith, amerykański coach znany ze wspierania rozwoju topowych liderów, autor wielu książek biznesowych, szerzący ideę feedforwardu na świecie, mówi, że jeśli chcesz osiągać sukces „pomagaj więcej – oceniaj mniej”.  Jak twierdzi „możesz” omawiać przyczyny i doszukiwać się źródeł problemu, radzi jednak najpierw zadać sobie pytanie „Czy warto poświęcać na to czas i jaką przyniesie to wartość organizacji?” oraz  „Czy aby na pewno, swoim działaniem nie zaspokajam potrzeb własnego ego?”


Co daje feedforward?


  • Plan działania z uwzględnieniem jasnych wskazówek, dotyczących rozwiązania problemu.

  • Unikanie oceny i krytyki zachowań, które już i tak nie mogą być zmienione.

  • Motywację do rozwoju i doskonalenia.

  • Wzmacnianie polityki pozytywnej i wspierającej współpracy w sytuacjach trudnych.

  • Oszczędność czasu. Zamiast drążyć przeszłość bezpośrednie skupienie na działaniach na przyszłość.


Sprawdzone metody udzielania informacji zwrotnej KANAPKA – WERSJA DIETETYCZNA

PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY DAJĄCEJ FEEDBACK


Warstwa I - Powiedz jakie widzisz pozytywy

Np. Twoje wystąpienie bardzo mi się podobało, głównie z uwagi na to, że oparłeś je na wiarygodnych źródłach.


Warstwa II - Powiedz jakie widzisz negatywy

Np. Jedyne co mi przeszkadzało w odbiorze mocnej merytoryki to, to że w trakcie wystąpienia czytałeś z kartki, co bardzo absorbowało uwagę.


Warstwa III - Zakończ pozytywem Z pewnością skorzystam też z wniosków końcowych, widać, że poza źródłami bazujesz na wieloletnim doświadczeniu. Dobra robota!


KANAPKA – WERSJA NA WYPASIE

PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY DAJĄCEJ FEEDBACK


Przygotowanie

Zastanów się, zastosuj trafny język, mów o konkretnym zachowaniu, działaniu, faktach i słowach a nie o ich interpretacji.


Warstwa I - Powiedz jakie widzisz pozytywy

Np. Twoje wystąpienie bardzo mi się podobało, głównie z uwagi na to, że oparłeś je na wiarygodnych źródłach i wieloletnim doświadczeniu. Bardzo zaciekawiłeś mnie tematem.


Warstwa II - Powiedz jakie widzisz negatywy, wprost i bez dosładzania.

Np. Jedyne co mi przeszkadzało w odbiorze to, to że w trakcie wystąpienia czytałeś z kartki.


Warstwa III - Powiedz jakie konkretnie konsekwencje wywołały zachowania negatywne.

Np. W konsekwencji nie potrafiłam skupić się w 100% na tym, co mówisz.


Warstwa IV - Przedstaw alternatywne rozwiązania na wykonanie omawianego, negatywnego zachowania.

Np. Jeśli miałabym Ci dać wskazówkę, stwórz sobie konspekt wypowiedzi zawierający jedynie słowa klucze i zagadnienia, o których chcesz powiedzieć i mów własnymi słowami. Najlepiej przećwiczyć mowę kilka razy przed lustrem. Mi to pomaga.

FEEDFORWARD MODEL WG. MARSHALL GOLDSMITH PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY OTRZYMUJĄCEJ FEEDBACK


1. Zapytaj o informację zwrotną

Np. Jak Ci się pracuje z moim narzędziem?


2. Wysłuchaj informacji zwrotnej

Np. Podoba mi się forma i przejrzystość funkcji. Natomiast błąd kalkulatora doprowadził do opóźnieniach w raportowaniu przez co wczoraj musiałam siedzieć po godzinach. Nie ukrywam, że byłam zła na tą sytuację.


3. Przemyśl co zrozumiałeś/aś, ew. dopytaj czy dobrze zrozumiałeś/aś

Np. Rozumiem, że jedynym minusem narzędzia jest błąd kalkulatora?


4. Podziękuj za udzielenie informacji zwrotnej

Np. Dziękuję Ci za informację zwrotną.


5. Zareaguj/odpowiedz – pozytywnie, prosto, szybko i z uważnością

Np. Przykro mi, że w wyniku błędu musiałaś zostać po godzinach.


6. Zaangażuj się we wspólne planowanie rozwiązania przedstawiając cel i formę mierzenia rezultatów.

Np. Jak możemy poprawić błąd kalkulatora tak aby usprawnić pracę i spełniał swoją funkcję? Jak możemy zaplanować testowanie narzędzia nie ryzykując opóźnień w raportowaniu?


7. Wprowadź zmianę


8. Obserwuj jak działa plan i rozwijaj go dalej

PRZESTRZEGAJ 7 ŻELAZNYCH ZASAD!
1. Unikaj zwrotu „tak, ale”. Zamiast tego korzystaj z „ tak, i …” lub „ jednocześnie”.
2. Mów o zachowaniu a nie o człowieku.
3. Komunikuj fakty i obserwacje a nie oceny i opinie.
4. Mów za siebie a nie za wszystkich, korzystając z komunikatu „JA”.
5. Słuchaj uważnie.
6. Zamknij ego w szafie na klucz i wyciągnij z piwnicy otwartość na feedback
7. Mów konkretnie a nie ogólnie.


autor: Julia Skrzypkowska


#feedback #feedforward #zasadyfeedbacku

22 wyświetlenia
 

©2020 by Julia Skrzypkowska. Proudly created with Wix.com